Nachhaltigkeit leben

Digitalisierung unserer Beleg- und Buchhaltung

In der Vergangenheit berichteten wir über die Entwicklung und den erfolgreichen Start der „LVW-Sachsen.app“ für die sächsischen Landesprojekte. Im nun folgenden dritten Schritt schließen wir diesen Prozess mit der Digitalisierung der Beleghaltung ab.

Das bedeutet zum einen für die örtlichen Verkehrswachten (OVW), dass diese ihre Abrechnungen ab 2022 nur noch online über die Software an die LVW Sachsen senden. Eine Nachsendung der Originale per Post ist dann nicht mehr nötig. Die zur Abrechnung gehörenden Nachweise und Dokumentationen können direkt in der App hochgeladen werden. Auch die Abrechnungen der Sicherstellung der Radfahrausbildung, welche in Sachsen zentral durch das Sächsische Staatsministerium für Kultus (SMK) über die LVW Sachsen erfolgt, kann nun ebenfalls digital - vorerst per E-Mail - erfolgen. In 2022 ist durch uns als Landesverband dafür bereits die Entwicklung einer weiteren Abrechnungs- und Monitoring-Software in Form der bewährten Webapplikation geplant.

Parallel dazu digitalisiert die LVW Sachsen ihre Buchhaltung. Dazu haben wir uns ab Mitte 2021 mit unserem Steuerbüro sowie der Deutschen Verkehrswacht (DVW) in Verbindung gesetzt, um uns über die technischen Voraussetzungen sowie die dabei zu beachtenden gesetzlichen Vorgaben zu informieren. Da wir in unserer Buchhaltung mit DATEV arbeiten, führen wir ab Januar das DATEV-„Unternehmen online“ ein und arbeiten mit dem Datenmanagement-System ecoDMS sowie ecoWORKZ zum digitalen Bearbeiten von und revisionssicheren Archivieren aller Buchhaltungsbelege.

Ziel dieses gesamten Digitalisierungs-Prozesses war und ist es, vor allem für die OVW aber auch die LVW Sachsen enorme Zeit-, Finanz- und Papier-Ressourcen einzusparen, Abrechnungszeiträume zu verkürzen und gleichzeitig bürokratische Bearbeitungsabläufe zu verschlanken.

Wir haben unsere Verkehrswachten darüber in einer Online-Konferenz Ende November informiert und ihnen im Vorfeld bereits Hilfestellung beim Umsetzen gegeben und weiterhin zugesagt.

Kati Walther
Geschäftsführerin